Executive Assistant

תיאור תפקיד:עבודה בצמוד לסמנכ"לניהול יומנים של הסמנכ"ל ו-2 הסגניות שלה.אחריות לתיאום פגישות מרובות משתתפים, מענה טלפוני לשיחות ופניות, ריכוז והכנת חומרים לפגישות.טיפול ברכש, הזמנת כיבוד וציוד משרדי, תיוקים ותיעוד חומרים.מתן סיוע אדמיניסטרטיבי שוטף ללשכה וביצוע משימות נוספות בהתאם לצורך.כחלק מצוות לשכת סמנכ"ל מש"א, ישנה חשיפה לתהליכים, החלטות וחומרים רגישים הנוגעים בליבת העשייה בארגון ובחיי העובדים והעובדות באגף משאבי אנוש ובארגון כולו.לאור כך, נדרשת דיסקרטיות רבה והפעלת שיקול דעת במשימות היומיומיות.העבודה הינה מול ממשקים פנים וחוץ ארגוניים בדרגים שונים ונדרשת שירותיות, אסרטיביות, ויכולת להתמודד עם עומס וריבוי משימות.דרישות:ניסיון אדמיניסטרטיבי קודם כמזכיר.ה בלשכה בכירה בארגון גדול ומוכר - חובהניסיון בניהול לו"ז ויומנים מורכבים (outlook) - הכרות מעמיקה עם האאוטלוק - חובהתואר ראשון- יתרוןשליטה מלאה ביישומי אופיס כולל הכנת מצגות ואקסליחסי אנוש מצוינים, דיסקרטיות, תקתקנות, "ראש גדול", מולטיטסקינגיכולת עבודה תחת לחץ בסביבה רווית עשייההיקף משרה:משרה מלאה, ימים א'-ה', 7:30-16:00נדרשת נכונות וגמישות לשעות נוספות על פי הצורך Show more Show less